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Estudios contables y profesionales

Estudio profesional · portal de clientes

Menos ida y vuelta por mail, más orden en la documentación

Escritorio con documentos y laptop en estudio profesional
Industria
Estudio contable / servicios profesionales
Alcance
Portal de clientesCarga de documentaciónNotificaciones
Plazo referencia
6–8 semanas (referencia)

01 · Problema

Problema

Cada cierre y cada vencimiento implicaba el mismo ritual: mails encadenados, archivos sueltos y consultas repetidas por WhatsApp. El equipo perdía tiempo buscando versiones y el cliente no sabía qué faltaba subir.

  • Documentación repartida entre mail, Drive y mensajes
  • Sin vista clara de “qué falta” por cliente
  • Consultas urgentes mezcladas con tareas programadas

02 · Intervención

Intervención

Diseñamos un portal simple: el cliente entra, ve qué documentos debe enviar y carga todo en un solo lugar. Del lado del estudio, un panel con estados por cliente y alertas cuando algo vence o falta validar.

  • Login por cliente con checklist de documentos por período
  • Estados: pendiente · recibido · en revisión · listo
  • Resumen semanal para el equipo (sin depender de revisar chats)

03 · Resultado

Resultado

El objetivo no era “tener un sistema”, sino recuperar horas del equipo y darle al cliente una experiencia predecible. Las métricas abajo son referencia de modelo — reemplazar con datos reales al publicar.

  • Menos mensajes duplicados en picos de cierre
  • Trazabilidad de quién subió qué y cuándo
  • Base para sumar automatizaciones (recordatorios, plantillas)
“Antes el cierre era un caos de adjuntos. Ahora el cliente sabe qué subir y nosotros vemos el estado sin abrir diez conversaciones.”
Socia directora · estudio contable (referencia)

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